בעולם הארגוני, ניהול פרויקטים הוא תהליך מרכזי שמקדם חדשנות, שיפור תהליכים והשגת יעדים. עם זאת, קיימים הבדלים מהותיים בין מנהל פרויקט מקצועי לבין מנהל פרויקט מזדמן – לא רק בהיבטים הטכניים והמקצועיים, אלא גם בהגדרה הארגונית והזהות האישית שלהם בתפקיד.
הגדרה אובייקטיבית ונורמטיבית
מנהל פרויקט מקצועי נהנה מהגדרה ברורה ואובייקטיבית לתפקידו. בארגונים רבים קיימת תמיכה מבנית, מתודולוגית ונורמטיבית שמסדירה את תחומי האחריות, המשימות והציפיות ממנהל הפרויקט המקצועי. בנוסף, גם מנהל הפרויקט עצמו מחזיק בתפיסה סובייקטיבית מגובשת של עצמו כ"מנהל פרויקטים", מה שמחזק את המחויבות שלו לתפקיד ואת השימוש בכלים ומיומנויות מקצועיות.
לעומתו, מנהל פרויקט מזדמן נופל פעמים רבות בין הכיסאות. אין הגדרה אובייקטיבית ברורה לתפקידו כמנהל פרויקט – שכן תפקידו המקצועי העיקרי הוא המגדיר את זהותו בארגון. יתרה מכך, גם הנורמות הארגוניות אינן תומכות בתפקיד זה באופן שיטתי, ונעדרות בהירות לגבי האחריות, הכלים או התמיכה שהוא זקוק להן בניהול פרויקטים. אפילו ברמה האישית, מנהל פרויקט מזדמן לרוב אינו רואה את עצמו כ"מנהל פרויקטים", אלא כעובד מקצועי המנהל פרויקטים כחלק משגרתו – נוסף על תפקידו.
השפעה על התפקוד
היעדר הגדרה אובייקטיבית, נורמות אחידות ותפיסה סובייקטיבית מגובשת מקשה מאוד על מנהל פרויקט מזדמן לבצע את תפקידו בהצלחה:
- פער בציפיות: חוסר התאמה בין מה שהארגון מצפה ממנו לבין מה שהוא עצמו רואה כתפקידו.
- תמיכה מוגבלת: היעדר הכשרה ייעודית או כלים מקצועיים עלולים להוביל לניהול לא סדור.
- עומס ולחץ: ניהול פרויקטים מתווסף לעומס המשימות בתפקיד העיקרי, מה שעלול לפגוע באיכות הביצוע.
- פרשנות מגוונת לתפקיד: התפיסה הנורמטיבית של התפקיד אינה אחידה – כל מנהל בארגון עשוי לפרש את תפקידו בצורה שונה, מה שמוביל לחוסר בהירות ולעיתים לאי-עמידה ביעדים.
השוואה בין מנהל פרויקט מקצועי למנהל פרויקט מזדמן
קריטריון | מנהל פרויקט מקצועי | מנהל פרויקט מזדמן |
הגדרה אובייקטיבית לתפקיד | קיימת, ברורה ותומכת. | נעדרת – התפקיד אינו מוגדר באופן ברור אלא רק כחלק מתפקידו המקצועי העיקרי. |
נורמות ארגוניות | מוגדרות ומתועדות: יש נהלים, כלים ומשאבים התומכים בתפקיד. | מגוונות ושונות: כל מנהל או צוות מפרש את התפקיד בדרכו, מה שמקשה על אחידות והכוונה. |
תפיסה סובייקטיבית | המנהל תופס את עצמו כמנהל פרויקטים, מה שמחזק את מחויבותו ואת השימוש במתודולוגיות. | המנהל אינו רואה עצמו כ"מנהל פרויקט" אלא כעובד מקצועי המנהל פרויקטים באופן נקודתי. |
תמיכה והכשרה | קיימת: לרוב עובר הכשרות ייעודיות ושימוש בכלים מקצועיים. | מוגבלת או לא קיימת: אינו מקבל לרוב הכשרה ייעודית לניהול פרויקטים. |
עיסוק עיקרי | רוב זמנו מוקדש לניהול פרויקטים מתוך התמחות והכשרה ייעודיות. | עוסק בעיקר בתפקידו המקצועי, ניהול הפרויקט מתבצע "על הדרך" או באופן משני. |
גודל הפרויקט | בינוני עד גבוה (בהתאם להגדרות הארגון: שעות אדם מרובות, תקציבים גדולים וכו'). | קטן יחסית, עם משאבים מצומצמים בהגדרות הארגון. |
מורכבות הפרויקט | בינונית עד גבוהה: שילוב בין מחלקות/מערכות, חדשנות, אי-ודאות גבוהה ותהליכים טכנולוגיים מורכבים. | נמוכה עד בינונית: תלות מצומצמת, פחות חדשנות או אינטגרציה בין גורמים רבים. |
כלים ומתודולוגיות | שימוש במתודולוגיות סדורות וכלים מקצועיים ייעודיים לניהול פרויקטים. | לרוב נעזר בכלים זמינים ו"עממיים" כגון אקסל וכד', ללא מתודולוגיה רשמית. |
היקף המשאבים | צוות ייעודי, ספקים חיצוניים, ציוד וקבלני משנה, הדורשים תיאום וניהול ברמה גבוהה. | מתבסס בעיקר על משאבי הארגון הקיימים, לעיתים קרובות מנהל בעיקר את עצמו וגיוס גורמים נקודתיים. |
דיווח ונראות בארגון | לרוב דיווח להנהלה בכירה או ועדת היגוי, בעל השפעה רחבה על מדדי הארגון. | דיווח למנהל הישיר, חשיפה מצומצמת יותר להנהלה הבכירה. |
מספר פרויקטים במקביל | לרוב פרויקט אחד או שניים (בשל המורכבות והצורך בהשקעת זמן רב). | יכול לנהל כמה פרויקטים קטנים במקביל לצד התפקיד העיקרי. |
מסקנות
בעוד שמנהל פרויקט מקצועי נהנה מהגדרות ברורות, כלים ותמיכה מקצועית שמאפשרים לו לתפקד ביעילות, מנהל פרויקט מזדמן מתמודד עם אתגרים רבים הנובעים מהיעדר הגדרות ברורות, נורמות אחידות ותפיסה סובייקטיבית מגובשת.
מה ניתן לעשות?
- הגדרה ברורה של תפקיד מנהל פרויקט מזדמן: על הארגון לנסח מסגרת ברורה הכוללת אחריות, משימות וציפיות ברורות ממנהל פרויקט מזדמן.
- הכשרה וכלים: יש להעניק הכשרה בסיסית לניהול פרויקטים ולספק כלים פשוטים אך אפקטיביים שיאפשרו לנהל פרויקטים בצורה שיטתית.
- תמיכה מנהלית וניהולית: יצירת מנגנוני תמיכה ברורים (כגון חונך או מנהל פרויקטים מקצועי מלווה).
- נורמות ארגוניות אחידות: חיזוק והטמעת נורמות אחידות שיסייעו גם למנהל הפרויקט המזדמן לבצע את תפקידו בהצלחה.
כך, ניתן להפוך את התפקיד של מנהל פרויקט מזדמן לברור יותר, לתמוך בתפקודו ולהבטיח הצלחה גבוהה יותר של הפרויקטים בארגון.