כיום ברור שניהול פרויקטים הוא מקצוע הדורש התמחות, ואינו נחלתם הבלעדית של מנהלי פרויקטים מקצועיים. זהו תחום המצריך לא רק כישורים מיוחדים, אלא גם מיומנויות גבוהות בשימוש בכלים ובמתודולוגיות מתקדמות לניהול פרויקטים.
רוב אנשי המקצוע – בכל תחום, עוסקים בניהול פרויקטים כחלק מעבודתם השוטפת, נוסף על תפקידם העיקרי (נע"ת). לאנשים אלו, קוראים "מנהלי פרויקטים מזדמנים", וגם להם יש צורך בשיטות ובכלים מתאימים שיאפשרו להם לבצע את עבודתם ביעילות. הם אינם יכולים או נדרשים להתמחות במתודולוגיות מורכבות או במגוון רחב של כלים, כפי שנדרש ממנהלי פרויקטים מקצועיים במשרה מלאה. עבורם גיבשנו סדנה תמציתית להקניית כלים ומיומנות בסיסית בניהול פרויקטים מזדמנים.
הסדנה מבוססת על הספר "להיות מנהל פרויקט" ועל יסודות הליבה של המקצוע: תכנון הפרויקט, בקרת הפרויקט והתקשורת בפרויקט, והוא מתווה דרך ומסביר בגובה העיניים כיצד להיות מנהלי פרויקט הלכה למעשה. כל פרויקט שהוא. בכל גודל ובכל עולם תוכן. הספר מתמקד בליבה, ועוסק בַעיקר ובפרקטיקה ומציע שלל כלים מלווים, ייחודים ופשוטים לשימוש קל ומידי.
מטרות הסדנה
מטרות הסדנה כוללות לימוד השפה המקצועית לניהול פרויקטים, הבנה של היסודות החשובים ביותר בתחום והטמעת תפיסת התפקיד של מנהל הפרויקט. בנוסף, המשתתפים ירכשו כלים פרקטיים לביצוע תפקידו של מנהל פרויקט מזדמן, תוך פיתוח מיומנויות אישיות להובלת פרויקטים בצורה מוצלחת.
קהל היעד
סדנה זו מותאמת לצרכים הספציפיים של מנהל וחברי צוות שאינם מנהלי פרויקטים במשרה מלאה, אבל מדי פעם נדרשים לנהל פרויקטים נוסף על תפקידם. אנשים אלה יכולים להגיע מכל רקע מקצועי וניהולי כגון: שיווק, מכירות, מש"א, הדרכה, תפעול, לוגיסטיקה, ייצור, מקצועות חופשיים ועוד.
משך הסדנה
בין 4 ל- 8 יחידות לימוד. משך כל יחידת לימוד הוא 3.5 שעות. ניתן להעביר את הסדנה במתכונת של חצאי ימים (יח' לימוד אחת בכל מפגש), או של ימים מלאים (שתי יח' לימוד בכל מפגש).
מתכונת הסדנה
הסדנה מועברת באופן פרונטלי ומתובלת בסימולציות מגוונות שמטרתן הטמעה טובה יותר של הנקודות המרכזיות בסדנה, לצד חוויה מעשירה ופורה המבטיחה מעורבות פעילה של משתתפי הסדנה.
הנושאים בקורס
היכרות עם המושגים בעולם ניהול הפרויקטים. הבנת היסודות של המקצוע. מהו פרויקט? מהם האילוצים בפרויקט והגורמים הקריטיים להצלחתו? מהו הפרדוקס הראשון בניהול פרויקטים וכיצד מתמודדים עמו? מהי מלכודת התכנון המדומה וכיצד נמנעים ממנה? כיצד מודדים הצלחה של פרויקט? היכרות עם הגישות השונות לפיתוח.
תכנון מחזור חיי הפרויקט ופיתוח טבלת שלבים ותוצרים כבסיס לתכנון המפורט של הפרויקט.
יצירת תוכנית עבודה ראשונית לפרויקט – פירוק העבודה למשימות, זיהוי קשרים בין משימות וקביעת ואילוצים, שיטות להערכת העבודה והמשך של משימות בפרויקט; יצירת גאנט בסיסי לפרויקט באקסל.
אפקטיביות אישית מהי? מיפוי גנבי זמן בהתנהלות פרויקט ופתרונות ישימים להתמודדות יעילה, על קופים, ניהול ואחריות – ניהול זמן המנהל בהתנהלות השוטפת, דילמת הקצר והארוך – חלוקת משאבי זמן ותשומת לב בין הטווח הקצר והארוך, ניהול אנרגיה – רגשית, פיזית, GTD (Getting Things Done) – עקרונות בתכנון שבועי ויומי כמפתח זהב לניהול עצמי.
מנהלי פרויקטים נדרשים להוביל פרויקט לעמידה ביעדים, תחת אילוצים, בתוך מערכת ובה ממשקים רבים – פנימיים וחיצוניים. הם נדרשים לקדם משימות ולהניע אנשים תוך שימוש מיומן בכלי השפעה ללא סמכות פורמאלית. לפיכך, יש חשיבות גבוהה לדעת כיצד ליישב את המתח בין הצורך באפקטיביות מקצועית לבין שימור מערכת יחסים טובה לאורך זמן, כיצד לצמצם את השחיקה אל מול היענות חסרה, ולהקנות כלים להתמודדות במצבי תקשורת מאתגרים. הסדנה תעסוק באמון – צורות תקשורת מצמצמות או מרחיבות את המרכיב החיוני ביותר בכל מערכת יחסים, בחוק המראות – ניתוח אישי של הקשר בין התרחשות חיצונית ופנימית (סרגלי שיפוט ותקשורת היכולים להפר את האיזון הפנימי), ובכבוד – כיצד לתקשר בצורה הנחווית כמכבדת את הצורך שלי כמו גם זה של הצד השני (שימוש בשאלות ובהקשבה עמוקה).
פיתוח מערכת בקרה יעילה ומאוזנת לפי עוצמה ושכיחות; תכנון וביצוע בקרות שוטפות, תקופתיות ומיוחדות בפרויקט. היכרות עם בקרות מרכזיות בפרויקט ובהן, בקרת משימות שוטפות בפרויקט, בקרת משימות מיוחדות בפרויקט, בקרת מגמת אבני-דרך בפרויקט, בקרת שערים בפרויקט, בקרת רידוד בפרויקט, ועוד.
מיהו מנהל הפרויקט – קווים לדמותו, מהם הכישורים הדרושים למנהל פרויקט? הדילמה הניהולית-מקצועית, תפיסת התפקיד הסובייקטיבית של מנהל הפרויקט.
זיהוי בעלי העניין בפרויקט וניהול מעורבותם בהתאם למטריצת מעורבות-השפעה; זיהוי השחקנים בפרויקט ופיתוח מטריצת סמכות ואחריות בפרויקט כבסיס למיסוד תחומי האחריות בפרויקט; הבנת אפיקי התקשורת הפורמלית הסדורה, המתקיימת בדרכים הישירות והסלולות של הפרויקט וזו הבלתי פורמלית המתקיימת בדרכים העקיפות וב"דרכי העפר" שלו.
חיבור לארגון
ניתן להוסיף הרצאות פנים ארגוניות בנושאים הקשורים לתכני הסדנה ויוסיפו התייחסות לפרקטיקה הפנים ארגונית בתחום. ניתן להעביר את ההרצאות הללו כמפגשים עצמאיים עם/בלי השתתפות של מנחה הסדנה, או לשזור אותן במסגרת השיעורים המוצעים בסדנה ולעדכן את גלישת הנושאים בסדנה, ואת משך הסדנה, בהתאם.
מומלץ מאד לחבר את המנהלים של משתתפי הקורס לתהליך באמצעות סדנת "לנהל את מנהל הפרויקט".
לנהל את מנהל הפרויקט
מנהל פרויקט נדרש להיות איש מקצוע בעל כישורים רבים – מקצועיים ואישיים – והוא נושא באחריות להצלחת הפרויקט אותו הוא מנהל אולם, הוא אינו לבד במערכה. מנהליו הינם שותפים חיוניים להצלחה ולהם השפעה גדולה על תוצאות פרויקט לכן, יש להבטיח שהם מנהלים מערכת יחסים נכונה עם מנהלי הפרויקטים הכפופים להם, ושכולם מדברים באותה שפה.
סדנה זו עוסקת בדיאלוג שבין המנהלים הבכירים בארגון לבין מנהלי הפרויקטים הכפופים להם, והיא מתמקדת במה לדרוש ממנהל הפרויקט לצד מה להעניק לו בכדי לשפר את ניהול הפרויקטים בארגון.
