סדנת ניהול פרויקטים מרחוק

אחד ההבדלים המובהקים בין פרויקט לבין פעילות שאיננה פרויקט הוא רמת אי-הוודאות הגבוהה הקיימת לגבי היכולת לעמוד ביעדי הפרויקט, פשוט בשל העובדה שכל פרויקט הינו ייחודי. למרות שישנם פרויקטים הדומים זה לזה, כל פרויקט מתחיל ב"נקודת שפל הוודאות" ביחס ליכולת לעמוד ביעדיו. לשמחתנו, במרבית הפרויקטים, נקודת שפל זו הינה יחסית לפרויקט ואינה מוחלטת, מכיוון שבדרך-כלל הפרויקטים אותם אנו מנהלים הינם בתחום בו יש לנו ניסיון קודם. בפרויקטים חדשניים בהם אין ניסיון קודם, נקודת שפל זו מוחלטת, ואז נדרשים מנגנוני תכנון ובקרה הדוקים יותר, המופעלים במחזורים קטנים יותר.

במפגש זה, נבין את האתגרים הקשורים ל'פרדוקס הראשון' של ניהול פרויקטים ונכיר את היסודות האוניברסליים של המקצוע – הבסיס לניהול פרויקטים איכותי ומוצלח – תכנון, בקרה ותקשורת.

מנהל הפרויקט אחראי על הובלת צוות הפרויקט להשגת יעדיו, על תכנון וניהול תוכניות העבודה של הפרויקט ועל ניהול הקשר עם בעלי העניין בו. האישיות שלהם מגלמת שילוב של מנהיגות, ארגון ודיפלומטיה. עם עין חדה לפרטים והבנה טובה של התמונה הגדולה, הם מנווטים דרך אתגרים, פותרים קונפליקטים ושומרים על בעלי העניין מעורבים ומחויבים. מנהל פרויקטים טוב הוא שחקן המפתח ששומר על הפרויקט על המסלול, מספק תוצאות וערך.

במפגש זה נשרטט קווים לדמותו, נבין את המיומנויות הנדרשות להובלת פרויקט ונתמקד בתפיסה הסובייקטיבית והנורמטיבית של התפקיד.

מנהלי פרויקטים נדרשים להוביל פרויקט לעמידה ביעדים, תחת אילוצים, בתוך מערכת ובה ממשקים רבים – פנימיים וחיצוניים. הם נדרשים לקדם משימות ולהניע אנשים תוך שימוש מיומן בכלי השפעה ללא סמכות פורמאלית. לפיכך, יש חשיבות גבוהה לדעת כיצד ליישב את המתח בין הצורך באפקטיביות מקצועית לבין שימור מערכת יחסים טובה לאורך זמן, כיצד לצמצם את השחיקה אל מול היענות חסרה, ולהקנות כלים להתמודדות במצבי תקשורת מאתגרים. הסדנה תעסוק באמון – צורות תקשורת מצמצמות או מרחיבות את המרכיב החיוני ביותר בכל מערכת יחסים, בחוק המראות – ניתוח אישי של הקשר בין התרחשות חיצונית ופנימית (סרגלי שיפוט ותקשורת היכולים להפר את האיזון הפנימי), ובכבוד – כיצד לתקשר בצורה הנחווית כמכבדת את הצורך שלי כמו גם זה של הצד השני (שימוש בשאלות ובהקשבה עמוקה).

לכל פרויקט מוגדר מחזור חיים המתאר את שלביו, משימותיו ותוצריו באופן כללי, ויש להתאימו לכל פרויקט באופן ייעודי. התאמה או הגדרה של מחזור חיים ייעודי לפרויקט תיעשה על-ידי יצירת טבלת מחזור חיים אשר תספר את סיפור הפרויקט ותציג תמונה כוללת שלו מנקודת מבט תהליכית. מחזור החיים יכלול את סדר השלבים הכרונולוגי של הפרויקט, את המשימות המרכזיות המבוצעות בו בכל שלב ושלב, את התוצרים המרכזיים שמפותחים בו, את אבני-הדרך המרכזיות המושגות בו ואת הבקרות המרכזיות אותן יש לבצע על התוצרים ועל אבני-הדרך שהוגדרו. טבלה זו מהווה נקודת תכנון ראשונית של הפרויקט, שעל בסיסה תפותח בהמשך תוכנית העבודה הכללית שלו.

טבלת השלבים והתוצרים מתארת את הפרויקט במבט-על, ללא כניסה לפרטים קטנים, והיא שמה דגש על תוצרי הפרויקט ועל אבני הדרך המרכזיות בו.

במפגש זה נלמד ונתרגל כיצד לפתח טבלת שלבים ותוצרים לפרויקט.

לאחר שתכולת הפרויקט הוגדרה במידת האפשר בנקודת הזמן הנתונה, יש ליצור תוכנית עבודה לפרויקט, הכוללת הערכות זמנים להשלמתו.

תוכנית העבודה מבוססת על פירוק למשימות, הערכת העבודה/המשך של המשימות, קשרים בין משימות, אילוצים על משימות, ומשאבים.

במפגש זה נלמד כיצד לפרק את תכולת הפרויקט למשימות, להעריך את משך הזמן, להגדיר קשרים בין משימות ואילוצי זמן, וליצור תוכנית עבודה לפרויקט.

אפקטיביות אישית מהי? מיפוי גנבי זמן בהתנהלות פרויקט ופתרונות ישימים להתמודדות יעילה, על קופים, ניהול ואחריות – ניהול זמן המנהל בהתנהלות השוטפת, דילמת הקצר והארוך – חלוקת משאבי זמן ותשומת לב בין הטווח הקצר והארוך, ניהול אנרגיה – רגשית, פיזית, GTD (Getting Things Done) – עקרונות בתכנון שבועי ויומי כמפתח זהב לניהול עצמי.

סיכון הוא אירוע שעלול לקרות, ואם יקרה, ישפיע לרעה על מטרות הפרויקט. מאחר שפרויקט כבר מתמודד עם מידה משמעותית של אי ודאות בשל אופיו הייחודי, מוטלת עלינו חובה מקצועית וניהולית לעשות כל שביכולתנו על מנת להפחית את הסיכויים להשפעות שליליות על הפרויקט ולמזער את הנזק שייגרם מהתממשות סיכונים. לכן הכרחי לזהות ולהעריך באופן שיטתי את כל הסיכונים הפוטנציאליים בפרויקט, ולפתח דרכים לצמצומם.

תהליך זיהוי וניהול הסיכונים צריך להתחיל בהקדם האפשרי, על מנת שניתן יהיה לקחת בחשבון את הממצאים בעת ההתחייבות לפרויקט והערכת המשך והעלות למימושו.

במפגש זה נלמד מהם סיכונים אמיתיים וכיצד לנסח סיכונים באופן שיאפשר פיתוח תגובות אפקטיביות להתמודדות איתם.

תוכנית ניהול הסיכונים מפותחת באופן שוטף מתחילת הפרויקט ועד לסיומו. מטרת תכנית זו היא לספק למנהלי הפרויקט ולבעלי העניין בו מידע מהימן לגבי כל מה שעלול להוות סיכון לפרויקט ולהציע דרכים לניהול סיכונים אלו. התהליך מתחיל בזיהוי אירועים שעלולים להשפיע לרעה על הפרויקט או על מטרותיו. לאחר מכן, מוערכים הסיכויים שאירועים אלו יתרחשו וכן ההשפעה שתהיה להם על הפרויקט. לבסוף, יש לפתח אסטרטגיות מתאימות לניהול והפחתת הסיכון והבעיות האפשריות הנובעות מכך.

במפגש זה נלמד כיצד להעריך סיכונים ולהכיר את האסטרטגיות הנפוצות להתמודדות איתם.

תהליך בקרת הסיכונים כולל זיהוי סיכונים חדשים, עדכון סיכונים שזוהו בעבר ומעקב אחר תוכניות מניעת הסיכונים והפחתת הסיכונים שהוקמו על מנת להתמודד עם סיכונים באופן שוטף לאורך כל הפרויקט. בקרת ניהול סיכונים משולבת ברוב פגישות ניהול הפרויקטים עם זאת, מומלץ לקיים פגישה תקופתית המוקדשת לנושא זה. כשזה מגיע לתקשורת סיכונים, האתגר הוא להניע את מקבלי ההחלטות בפרויקט להחליט על תגובה הולמת לאירוע שאולי לעולם לא יתממש.

במפגש זה נלמד כיצד לנטר סיכונים ביעילות ולהבין את האתגרים של תקשורת סיכונים עם בעלי העניין בפרויקט.

תכנון הפרויקט עוסק בהתוויית הדרך ליעד, ואילו הבקרה עוסקת בהבטחה שהתקדמות הפרויקט מתבצעת בדרך שתוכננה לעבר היעד. תכנון הפרויקט לבדו, אין בו כדי להבטיח את השגת יעדיו. מערכת הבקרה של הפרויקט היא למעשה זו שאחראית על כך, על-ידי ביצוע בדיקות שוטפות ותקופתיות, שמטרתן זיהוי פערים בין התכנון (הרצוי) לביצוע בפועל (המצוי), ופיתוח תגובות לצמצום פערים לא רצויים שהתגלו.

לשם כך, נדרשת הקמה של מערכת בקרה סדורה כחלק בלתי נפרד מהפרויקט, העוסקת במדידת ביצועים של היבטי הפרויקט השונים. מערכת הבקרה צריכה להבטיח מדידות בתדירות מתאימה, כך שלא יחלוף זמן רב מדי מנקודת מדידה אחת לאחרת, וסטייה מן התכנון תהפוך לפער גדול המהווה בעיה של ממש.

במפגש זה נלמד כיצד לפתח מערכת בקרה המבוססת על התדירות ורמת הפירוט הנדרשת לכל פעילות בקרה נדרשת, ונכיר את פעילויות הבקרה העיקריות המומלצות בכל פרויקט.

תקשורת עוסקת בארגון ובהפצת מידע לבעלי העניין בפרויקט, לגורמים המושפעים ממנו ולאלה המעורבים בו, באופן המותאם לכל גורם המקבל אותו.

תקשורת היא המערכת שמזרימה את הדם בעורקי ובנימי הפרויקט והיא מהווה, פעמים רבות, גורם מרכזי בהצלחתו ובהשגת יעדיו או לחילופין, בכישלונו. מנהל פרויקט משקיע את רוב זמנו בעניינים הקשורים בתקשורת, ולכן יש להבטיח שהשקעה זו יעילה, ולא מבוזבזת.

התקשורת נחלקת לתקשורת פורמלית, סדורה, המתקיימת בדרכים הישירות והסלולות של הפרויקט, ולתקשורת בלתי-פורמלית, המתקיימת בדרכים העקיפות וב"דרכי העפר" שלו. שתיהן חיוניות לניהולו התקין.

במפגש זה נבין את החשיבות של ניהול בעלי עניין בפרויקט בהתאם להשפעתם על הפרויקט. נזהה את ה"שחקנים" בפרויקט ונפתח מטריצת תפקידים ואחריות לניהול אופן המעורבות של שחקנים בפרויקט.