אבן-דרך במקור (עוד בתקופה הרומית) היתה סמן דרך שהעיד להולך/רוכב בדרכים היכן הוא נמצא ביחס ליעד אליו הוא מעוניין להגיע (ובאותם ימים כל הדרכים הובילו לרומא כמובן), ולפי המידע של אותה אבן-דרך הוא היה מקבל החלטה לגבי המשך ההתקדמות שלו.
הרעיון של "אבן-דרך" היה ונותר בדיוק כך גם כשמדובר בפרויקט. אבן הדרך משמשת כסמן שעל בסיסו מקבלים החלטות בפרויקט. היא מהווה נקודת עצירה, בקרה, תקשורת והחלטה ולכן, אבני הדרך בפרויקט הן חשובות ויש להקדיש תשומת לב של ממש בקביעתן. רשימת אבני דרך איכותית תשמש כמכשיר משמעותי לבקרה ולתקשורת בפרויקט – במיוחד עם בעלי העניין המרכזיים בו שלא מצויים בפרטים הקטנים של הפרויקט ולא צריכים להיות.
ישנן שלוש שיטות לזהות ולהגדיר אבני-דרך בפרויקט:
- הדרך האוטומטית, המתייחסת לאבני-הדרך שיש לקבוע באופן אוטומטי בכל "נקודת תפר" בפרויקט. נקודות תפר נמצאות במעבר משלב לשלב ועשויות להיות בנקודות מעבר מצוות לצוות בתוך שלב. לדוגמה, "התכנון הושלם" היא אבן-דרך הנמצאת בתפר בין שלב התכנון של הפרויקט לשלב הבא אחריו.
נקודות אלה ידועות כנקודות חלשות בכל תהליך ולכן יש לחזק אותן. לא יעלה על הדעת שמנהל פרויקט מדלג בקלילות רגליים בין שלבי הפרויקט בלי לעשות ולו אתנחתא קצרה, לבחון את מצבו ולקבל החלטה עניינית ושקולה לגבי ההמשך. נקודות תפר – באשר הן, שלא "יחוזקו" באמצעות אבן-דרך עלולות להוביל לכך שהמקל שעובר מאחד לשני ייפול. - הדרך הנתונה, המתייחסת לכל אבני-הדרך שהוגדרו למעשה כבר במסגרת החוזים, ההתקשרויות והנהלים החלים על הפרויקט ומשפיעים על תזמונו. את אבני-הדרך הללו אין צורך להגדיר, אלא לזהות, לאסוף ולשזור במקום המתאים בפרויקט. לדוגמה, אישור תוצר כלשהו ע"י המחלקה השיווקית בחברה הוא חלק מנהלי העבודה והוא משפיע על תזמון הפרויקט לפיכך, עליו להופיע כאבן-דרך בתוכנית העבודה של הפרויקט.
לא יעלה על הדעת שמנהל הפרויקט אינו מתמצא באותם חוזים ונהלים שמשפיעים על הפרויקט והוא משפיע עליהם. דבר כזה עלול לחבל ביכולת של מנהל הפרויקט לבצע את תפקידו בצורה טובה. - הדרך היזומה, המתייחסת לכל אבן-דרך נוספת שחשוב להגדיר בתוך תהליך העבודה בפרויקט, כדי לתמוך במערכת הבקרה ובמנגנוני התקשורת של הפרויקט. דרך זו דורשת חשיבה ותכנון. על מנהל הפרויקט לזהות אירועים בפרויקט שחשוב להבליט ולשים בפוקוס הניהולי הבכיר של הפרויקט ולזהות פערים גדולים מדי בין אבן-דרך מרכזית אחת לאחרת, ולהוסיף אבני דרך מרכזיות בהתאם.
את אבני הדרך בפרויקט מוטב לנסח בלשון עבר לתיאור יעד שהושג בכדי לא לבלבל בין הפעילויות בפרויקט לבין אבני הדרך שלו. בנוסף, רשימה כזו מזמינה מחיקה של אבני הדרך המופיעות בה, עם ההתקדמות בפרויקט.
חשוב לזכור!
רשימת אבני הדרך המרכזיות בפרויקט צריכה לתאר את השתלשלות הפרויקט מא' ועד ת'. יחד עם זאת, עליה להיות תמציתית כך שניתן יהיה להציגה על ציר זמן ולבצע בקרת מגמה על בסיסה. אבני דרך נוספות יופיעו בתוכנית העבודה של הפרויקט ככל שיידרש אבל את אבני הדרך המרכזיות אין מניעה לזהות ולקבוע כבר בשלבים המוקדמים שלו.
אבני דרך מרכזיות שהינן משותפות לפרויקטים רבים בארגון, יתנו ערך נוסף בתהליכי בקרה רוחביים בארגון.
לסיכום, רשימת אבני הדרך בפרויקט הינה מכשיר מרכזי בתכנון, בבקרה ובתקשורת בפרויקט ומוטב למקד אותה – בראש ובראשונה, בנקודות המרכזיות בפרויקט שחשוב להבליט ולהביא לתשומת הלב של הגורמים הבכירים בפרויקט ושל הלקוח. הרשימה הזו תהיה חלק מטבלת השלבים והתוצרים של הפרויקט ותופיע גם במטריצת הסמכות והאחריות שלו.
