הרבה-מהר-זול-טוב – האם זה משהו לשאוף אליו?

השאלה המעניינת היא מדוע המשולש הזה מפורסם כל-כך ומדוע מישהו מצפה עדיין להשיג אותו כאשר הוכח מזמן שהוא אינו בר השגה?

ובכן התשובה לכך פשוטה, מי שמצפה לכך כנראה לא מבין מה המשמעות להוציא את הפרויקט לפועל ובדרך-כלל גם לא אמור להבין. פעמים רבות זהו הלקוח של הפרויקט – דבר שמעמיד את הפרויקט כולו בסכנה. בכל מצב שגורם בעל השפעה אינו מבין את הפרויקט, ההחלטות שהוא יקבל יהיו – קרוב לוודאי, החלטות גרועות לפרויקט.

ההחלטה הגרועה הראשונה שלקוח עלול לקבל כבר בתחילת הפרויקט, היא לדחוק את מנהל הפרויקט להבטיח את המשולש הידוע לשמצה. פרויקט כזה יסתיים בכישלון וודאי, במפח נפש, וכל הדרך תהיה רצופה חיכוכים ותסכול רב. לא יהיה יום אחד של נחת בפרויקט שהתחיל כך וההפסד יהיה של כל המעורבים.

אולם ישנה סיבה נוספת לציפייה הזו והיא שלא מאמינים לנו (בהכללה כמובן). רוב הפרויקטים כידוע חורגים מגבולותיהם ואף מיעדיהם ולכן, בעלי העניין דוחקים בנו להתחייב ליותר בכדי שהפשרה בסוף הפרויקט תהיה טובה מספיק.

שתי הסיבות הללו מטילות את האחריות להתמודד עמן, על מנהל וצוות הפרויקט. עליהם לסייע לבעלי העניין המשפיעים על הפרויקט להבין אותו, וכן להבטיח הבטחות שניתן לקיים (קל יותר לומר מלעשות בתרגום חופשי מאנגלית). הפרויקט עשוי להיות שאפתני, אך הוא מוכרח להיות ריאלי.

אולם, לצורך הדיון, נשאל שאלה פילוסופית משהו. נאמר וזה היה אפשרי – לעשות הכי הרבה, הכי מהר, הכי זול והכי טוב, האם זה משהו לשאוף אליו?

בכדי לענות על השאלה הזו עלינו להתנתק מכבלי ההיגיון שמגבילים אותנו ולפסוע לרגע באיזו ארץ פנטזיה ששם המשולש בר השגה. האם זו אכן אידאה?

בואו נשתמש בדוגמה, שני חברים לעבודה טסים לכנס בחו"ל ומתאכסנים במלון סמוך למקום הכנס. הם קובעים להיפגש בבוקר למחרת בכניסה לחדר האוכל בכדי לאכול יחד ארוחת בוקר ומשם להמשיך לכנס. למחרת בבוקר הם נכנסים יחד – כפי שקבעו, לחדר האוכל. הראשון ניגש לעמדת הצלחות הקרובה לכניסה, לוקח מגש ומניח עליו צלחת גדולה וצלחת קטנה ועושה סיבוב בבופה. הוא מזהה מנות שהוא מכיר ורוצה, ולוקח מהן שתי כפות. הוא מזהה מנות שהוא מכיר ולא רוצה, ופוסח עליהן. הוא רואה מנות שהוא לא מכיר אבל סקרן לגביהן ולוקח מהן כף אחת (הוא אוהב לטעום טעמים חדשים). הוא רואה מנות שהוא לא מכיר ולא מושכות אותו, ופוסח עליהן. הוא לוקח ביצים מקושקשות, מאפה וכמה סוגי גבינות, עובר בבר המשקאות ולוקח מיץ אשכוליות אדומות, ומתיישב לשולחן. הם הגיעו בשעה מוקדמת מספיק וכיוון שהוא אוהב לעלעל בעיתון אמיתי בארוחת הבוקר שלו, הוא מרשה לעצמו לשבת בשולחן של ארבעה סועדים. הוא מזמין מהמלצר כוס קפה ומתחיל לאכול.

בינתיים גם החבר שלו עושה סיבוב בבופה וגם הוא מזהה מנות שהוא מכיר ורוצה, ולוקח מהן שתי (והפעם המונח שאול מעולם הבינוי) "שליכטות". הוא מזהה מנות שהוא מכיר ולא רוצה, ולוקח מהן "רק" "שליכטה" אחת (מי יודע, אולי בכל זאת יתחשק לו ובכל מקרה זה כלול במחיר). הוא רואה מנות שהוא לא מכיר אבל סקרן לגביהן ולוקח גם מהן שתי "שליכטות". הוא רואה מנות שהוא לא מכיר ולא מושכות אותו, ועליהן אפילו הוא פוסח. הוא לוקח את כל סוגי הביצים: מקושקשות, קשות, רכות ואומלט בהזמנה אישית, לוקח את כל סוגי המאפים ואת כל סוגי הגבינות. הוא עובר בבר המשקאות ולוקח את כל סוגי המיצים, הוא מתיישב לשולחן ומאלץ את חברו לסגור את העיתון כי לא נותר מספיק מקום. הוא מזמין את הקפה שלו מהמלצר ומתחיל לטעום מכל מה שלקח. זה טעים, וזה נחמד, וזה לא בדיוק מה שהוא חשב, וזה יותר מדי בצלי ליום עבודה, וזה יותר מדי שומי, ואת המנה הזו אמא שלו עושה הרבה יותר טוב, וזה סבבה וזה לא ממש. כך הוא מסיים את סיבוב ההתנסות שלו בכל מה שהביא וכעת יש לו בלאגן בעיניים. הוא מחפש בעיניו את המלצר בכדי שיפנה את השולחן וכשהוא לא מוצא אותו מיד, הוא קם ועובר לשולחן נקי חדש, עם מפה לבנה מתוחה היטב. לאחר שהוא הצליח לשכנע את חברו להצטרף אליו, הוא קם ועושה סיבוב מחדש בבופה, אלא שהפעם הוא יודע בדיוק מה הוא רוצה והוא לוקח את הכמות שהוא זקוק לה בכדי לשבוע. הוא ממוקד מטרה.

אם נתייחס למטרות של ארוחה כלשהי, במיוחד בופה מפנק בבית מלון, מהן המטרות שלנו בעצם? מטרה אחת היא לשבוע – מטרה פונקציונלית, ומטרה שנייה היא ליהנות – מטרה רגשית. השאלה היא, האם החבר השני ענה טוב יותר על מטרות אלה מחברו הראשון? התשובה היא לא. מה עלה בגורל כל האוכל שהוא לקח בסיבוב הראשון שלו בבופה? האמת המצערת היא שחלק גדול פשוט נזרק לפח.

המסר מהסיפור הזה הוא ש"הרבה" רק לשם "הרבה" הוא חסר תכלית, לא משנה כמה הוא זול, ואם נחשוב על העולם שלנו כעל מערכת עם משאבים מוגבלים, נבין כמה מסוכן זה לכלות אותם באופן כללי, וללא תכלית באופן מיוחד. גם אם אינכם מסכימים עם הגישה ההוליסטית, בפרויקטים המצב הרבה יותר ברור – בכל הפרויקטים יש אילוצי משאבים וחלק לא מבוטל מהם יבוצע בתנאי חסר של משאבים לכן, יש בקושי מקום לטעות אז מהיכן יש מקום לבזבזנות??

הבעיה אם כך במשולש נעוצה בקודקוד ה"הרבה". אם אותו אדם בבופה היה לוקח את כל הכמות הענקית של האוכל שהוא לקח בסיבוב הראשון, והיה אוכל אותה, לא מדובר היה ב"הרבה" אלא ב"תכולה" שהוא זקוק לה בכדי לשבוע.

אז איך נמנעים מ"הרבה"? התשובה הקצרה היא: מיקוד במטרה. התשובה הארוכה דורשת כמובן הפעלה של מנגנוני תכנון טוב, בקרה יעילה ותקשורת אפקטיבית, עליהם נרחיב במאמרים הבאים.