כמנהלת פרויקטים מנוסה הובלתי פרויקטים רבים ושונים בחיי המקצועיים והפרטיים. הפרויקט הזה היה שונה.
ה- COVID-19 SPRINT היא תוכנית OPEN SOURCE שגייסה עשרות רבות של מתנדבים מדיסציפלינות שונות בכדי למצוא פתרונות יעילים, זולים ומהירים, לאתגרים רפואיים שונים הקשורים למגיפת הקורונה.
מאחורי התוכנית עמדו כמה גופים מוכרים שנתנו גב וסייעו רבות בהקצאת משאבי כ"א, מעבדות, ציוד, כלים, חומרים ועוד.
דניאל ציטר – השותף שלי, נרתם למשימה לגייס מנהלי פרויקטים לתוכנית ואני התנדבתי להוביל את אחד האתגרים הללו. הכל קרה מהר. שיחת הטלפון הגיעה בשעת ערב מאוחרת ימים ספורים אחרי תחילת הבידוד מרצון של כולנו, ובבוקר כבר הייתי עמוק בעשייה.
התוכנית נוהלה בסבבים קצרים שבכל סבב מס' צוותים שכל אחד מהם אמון על אחד מכמה איומים משמעותיים בהתמודדות עם נגיף הקורונה.
בפגישת ההתנעה של הסבב קיבלנו סקירה רפואית מרופאים מומחים לרפואת חירום ולמניעת זיהומים על האתגרים עמם העולם כולו מתמודד בתקופה הזו, כאשר לנגד עינינו הדוגמה המטלטלת של איטליה והדילמות הבלתי אפשריות עמם הם נאלצו להתמודד.
במהלך רוב הפגישה הקשבתי וניסיתי לאסוף את הנשימה שנעשתה רדודה וקשה יותר ויותר. לא הבנתי את השפה ומה שהצלחתי להבין היה קשה לעיכול. לא הבנתי איך נקלעתי למצב בו מצופה ממני להוביל פרויקט בתוכנית הזו כאשר ידוע שמנהל הפרויקט האידיאלי הוא כזה שגם מבין בעולם התוכן ומאחר ולא הבנתי דבר, זו כנראה לא הייתי אני. החרדה גדלה וגדלה עד שהגיע תורי לדבר. בדרך כלשהי הצלחתי מעט להתעשת והתחלתי לשחק את תפקיד מנהל הפרויקט, חילקתי משימות ראשוניות וקבעתי שיחה אישית עם הרופאה המומחית שצוותה לפרויקט – ד"ר שרית הדר שחרור – הדמות המשמעותית ביותר בפרויקט שלנו.
תחת מעטה החרדה למדתי במהירות את האתגר של הצוות שלנו.
חולי קורונה מאושפזים אמורים לשהות בחדרי תת לחץ בשל יכולת הדבקה ופיזור טיפתי של הנגיף אשר מוגבר בשיעול ובשימוש באמצעי הנשמה לא פולשניות. מסתבר, שבשל החשש מפיזור סביבתי והדבקת הצוות המטפל ומאחר ואין מספיק חדרי לחץ שלילי בהם ניתן לטפל בחולים, המליץ האיגוד הישראלי לטיפול נמרץ לצמצם שימוש בהנשמה לא פולשנית ולהעדיף הנשמה פולשנית, וזה כידוע צוואר הבקבוק העולמי בטיפול בחולים וכמובן שגם מאריך את משך האשפוז של חולה ועלול לסכן אותו.
האתגר שלנו אם כך היה לחפש דרכי הגנה חלופיות למניעת הידבקות הצוותים הרפואיים עקב פיזור הוירוס ע"י חולים, בעת שימוש במכונות הנשמה לא פולשניות. באיטליה עשו שימוש בקסדות מבודדות אבל אלו יצרו אצל חולים רבים תחושת לחץ ולכן דווח על כך שנאלצו לטשטש אותם בשביל שיוכלו לשאת את הטיפול בתוך הקסדה.
הפתרון שלנו היה פיתוח יחידת תת לחץ אישית, רב שימושית, ניידת, עם מסנן HEPA ו- STEREONIZER לשיפור איכות האוויר בחלל, בעלת מסגרת תומכת להתקנה ללא תמיכה חיצונית ופתחים ליציאת צינורות וכפפות ויניל לטיפול סיעודי משני צידי היחידה, דופן חירום לאינטובציה דחופה ויחידת חיווי והתראה בשינוי לחץ. נשמע מסובך אבל זה היה פתרון פשוט המבוסס על מוצרי מדף מוכרים ואמינים אותם התאמנו לצורך החדש.
לתמונה נכנסו החבר'ה המצוינים של קבוצת בית אל והם לקחו על עצמם את עיצוב ופיתוח המוצר בהשקעה של משאבים רבים אותם הם תרמו למטרה, מתוך תקווה ואמונה שהמוצר יציל חיים.
התועלות מהפתרון היו רבות:
- היחידה מהווה תחליף לחדר תת לחץ ולכן מאפשרת שימוש בשיטות הנשמה לא פולשניות ללא חשיפת הצוות;
- היחידה מאפשרת מתן טיפול משלים כגון צילום, פיזיותרפיה וטיפול סיעודי, ללא חשיפה של הצוות המטפל;
- היחידה מאפשרת העברה של חולה מחוץ למחלקה ללא חשיפת הצוותים הרפואיים במעברים ברחבי בית החולים;
- השימוש ביחידה מקטין את מספר המונשמים באמצעים פולשניים ומקצר את משך האשפוז של חולה;
- השהייה ביחידה נוחה למטופל ביחס לאמצעי בידוד אחרים כגון קסדה/ברדס;
- השימוש ביחידה מקנה תחושת בטחון לצוות המטפל;
כמנהלת פרויקטים מנוסה, כמרצה בתחום, וכמי שהכשירה אנשים רבים לתפקיד המאתגר של מנהלי פרויקטים – מקצועיים או מזדמנים, בחנתי את הפרויקט הזה גם בעיניים "אקדמיות".
הדהימה אותי העובדה שהפרויקט לא סתם הצליח אלא הפך מרעיון למוצר – מוכן לייצור המוני, בשבועיים (!) כאשר ברור לכל המעורבים בעניין שבימים כתיקונים פרויקט כזה היה לוקח גם שנתיים. נשאלת השאלה למה? למה הפרויקט כ"כ הצליח כשרוב הפרויקטים נכשלים?
אז בלי להיכנס לנבכי הסוגייה של מהי הצלחה ומהו כישלון של פרויקט, אפשר לפרט את התנאים המרכזיים להצלחה של כל פרויקט:
- תכנון איכותי – שאפתני אבל ריאלי
- בקרה מתאימה – יעילה ומאוזנת
- תקשורת אפקטיבית – פורמלית ובלתי-פורמלית
- מנהל פרויקט מתאים
- צוות מנצח (סינרגיה)
- אחריות וסמכות ברורים
- פרויקט נחוץ וכדאי עם מטרות ברורות
- מחויבות אמיתית לפרויקט
- מיקוד במטרה – לדעת לומר "לא"
- ניהול סיכונים אמיתי
- תיעדוף נחוש ואכזרי כשנחוץ
כל אלו תקפים לניהול פרויקטים בגישות הקלאסיות. אבל זה לא היה המצב בפרויקט הזה. למעשה, הפרויקט הזה נוהל בתנאי כאוס.
אם נשתמש ב"מודל המרחבים" של דייב סנואודן – The Cynefin Framework, שמציע מסגרת "לעשות שכל במורכבות על מנת לפעול" (בתרגום חופשי), אפשר לטעון שהגישות הקלאסיות לניהול פרויקטים פועלות במרחב המורכב והמאורגן בו ניתן לזהות, לנתח ולפתור את הקשרים בין סיבות לתוצאות ולהציע Good Practices לפעולה, בעוד הגישות האג'יליות מתקיימות בתפר בין המרחב המורכב למרחב הסבוך שאינו מאורגן, בו לא ברור מה רוצים להשיג ואיך, ולא ניתן לזהות מראש את הקשרים בין סיבות לתוצאות – אלא רק בדיעבד ולכן, קשה מאד להתחייב לתכנון של ממש. במרחב הזה אין Good Practices לאתגרים השונים אבל משם יצמחו שיטות חדשות שאולי יהפכו בשלב כלשהו להיות מקובלות ומומלצות.
מנגד, כאשר נכפה עלינו משבר פתאומי, אנחנו נזרקים למציאות כאוטית שבה אין סדר והגישוש אינו רלוונטי כיוון שהוא לא יוביל לדבר. מציאות כאוטית נוצרת במהירות והיא זמנית – בשלב כלשהו דברים יתחילו להתארגן והכאוס יחלוף. במציאות כאוטית עלינו תחילה לפעול, ומתוך הפעולה להבין ואז להגיב ולהמשיך לעצב את המענה שלנו עד שיחלו להיווצר דפוסים והמציאות תפסיק להיות כאוטית ותעבור להיות סבוכה. מכאן צומחת חדשנות שלימים עשויה לעבור בין המרחבים ולהפוך להיות אפילו פשוטה.
אלה היו התנאים בהם התנהלה תוכנית ה- COVID-19 SPRINT.
גופים רבים נרתמו לתוכנית ולרשות הפרויקטים הועמדו משאבים לא מבוטלים. איכות כוח האדם לצד אווירת ה"ביחד", המחויבות והסינרגיה וכן, היעדר הבירוקרטיה, הובילו להצלחה של הפרויקט בתנאים המיוחדים האלו. הכאוס עדיין לא חלף והימים האלה עוד ינותחו וייחקרו בכלים רבים אבל בהקשר של הפרויקט הקטן שלנו, רשמנו הצלחה אחת קטנה שמתלווה אליה תחושת סיפוק והישג יוצאות דופן.
אבל מעבר לניתוח ה"אקדמי" הקטנטן, לא ניתן היה להימנע מלהרגיש את הפרויקט הזה. ביומיים הראשונים הצטערתי שהסכמתי לקחת בו חלק כיוון שהוא העיק והכביד עליי מאד. בהמשך, התחושה התחלפה בתחושת שליחות ודחיפות והמסרים הקשים הפכו להיות שפה מדוברת שהפסקתי לתת עליה את הדעת, ונסחפתי לעבודה מסביב לשעון עם אנשים מעוררי השראה שכולם עבדו ללא לאות לאותן מטרות.
במהלך הקריירה המקצועית שלי ניהלתי פרויקטים של פיתוח מערכות קטנות ובינונית של כמה עשרות אלפי עד כמה מאות אלפי דולרים; ניהלתי פרויקטים של פיתוח מערכות גדולות וענקיות של כמה מיליונים עד כמה עשרות מיליונים; ניהלתי פרויקטים בתחומים שונים ומגוונים – בהייטק, בעולם השירות, בעולם הייצור, בעולם הגז והדלק; פיתחתי קורסים, משחקים ומוצרים; ייעצתי ולימדתי.
מעולם קודם לא הייתי חברה ב"צוות נשימה"; לא הובלתי פיתוח של מכשירים וציוד שצריכים לטפל, להגן ולשמור על אנשים בחיים. מעולם קודם לא היו לי זימונים ביומן עם הכותרת: "טיפול נמרץ אונליין, חדר מונשמים מרחוק – מפגש יומי". לא קיבלתי הודעות ומיילים עם תמונות של חולים ושיטות החייאה. לא עבדתי מסך למסך עם צוותים של רופאים ורופאות, אחים ואחיות, טכנאים ומהנדסים – שכולם מנסים להתכונן לבאות. הבאות שאחרים עוד לא מבינים שיגיעו. הבאות שיעמידו את האנושות כולה במבחן שהיא מעולם לא עמדה בו. לא כך.
הלוואי שכל המאמצים (או לפחות מספיק) יישאו פרי והבאות לא יתממשו. מקווה שהמוצר שפיתחנו יעזור להציל חיים ויחד עם זאת, שלעולם לא נצטרך להשתמש בו שוב.
חמוטל וייס, מנהלת פרויקטים
