שלב תכנון הפרויקט מחולק בדרך-כלל לשלב של תכנון ראשוני – בו מתכננים את הפרויקט ברזולוציית מאקרו, ולשלב תכנון מפורט – בו מעמיקים ומדייקים את התכנון ככל שנדרש.

בשלב התכנון הראשוני – על אף שרמת הוודאות לגבי הפרויקט בנקודה זו היא הנמוכה ביותר, יש לתכנן את תכולת הפרויקט במידה כזו שתבטיח שההחלטה לבצע אותו תהיה החלטה נכונה. לשם כך, מוטב לתאר את הפרויקט – החל ממטרותיו, דרך האילוצים החלים עליו ועד למחזור חייו ותוצריו.

לכל פרויקט מוגדר מחזור חיים המתאר את שלביו, משימותיו ותוצריו באופן כללי, ומוטב להתאימו לכל פרויקט באופן ייעודי. מחזור חיים גנרי טיפוסי מורכב מחמישה שלבים מרכזיים: החל ביזום הפרויקט, עבור בתכנון, ביצוע ובקרת הפרויקט, וכלה בסגירתו.

התאמה או הגדרה של מחזור חיים ייעודי לפרויקט תיעשה על-ידי יצירת טבלת מחזור חיים אשר תספר את סיפור הפרויקט ותציג תמונה כוללת שלו מנקודת מבט תהליכית. מחזור החיים יכלול את סדר השלבים הכרונולוגי של הפרויקט, את המשימות המרכזיות המבוצעות בו בכל שלב ושלב, את התוצרים המרכזיים שמפותחים בו, את אבני-הדרך המרכזיות המושגות בו ואת הבקרות המרכזיות אותן יש לבצע על התוצרים ועל אבני-הדרך שהוגדרו. טבלה זו מהווה נקודת תכנון ראשונית של הפרויקט, שעל בסיסה תפותח בהמשך תוכנית העבודה הכללית שלו.

לטבלה זו שני יתרונות מובהקים:

  1. המבנה הפשוט למילוי – עובדה המבטיחה כי ההיבטים החשובים ביותר של הפרויקט יילקחו בחשבון כבר בשלבים הראשונים שלו.
  2. השפה העממית בה מוצג הפרויקט – עובדה המאפשרת תקשורת ברורה עם בעלי העניין, ללא צורך להיכנס למורכבות של תרשימי תהליך או תוכניות עבודה.

טבלת השלבים והתוצרים מתארת את הפרויקט במבט-על, ללא כניסה לפרטים קטנים, והיא שמה דגש על תוצרי הפרויקט ועל אבני הדרך המרכזיות בו – שני היבטים מרכזיים שצריכים להיות בפוקוס הניהולי של מנהל הפרויקט.

הטבלה בנויה מהעמודות הבאות:

  1. שלב בפרויקט – עמודה זו תתאר את שלבי הפרויקט לפי סדר כרונולוגי. שלבי הפרויקט צריכים להיות מנוסחים בשם קצר המעיד על מהות השלב. רשימת שלבי הפרויקט צריכה להיות סופית למדי (ככל הנראה בין 4-8 שלבים)
  2. פעילויות מרכזיות בשלב – יהיו גדולות מספיק כך שניתן יהיה להמשיך ולפרק אותן לפחות רמה אחת נוספת בשלב התכנון המפורט. את הפעילויות יש לנסח כפעולה עתידית שיש לבצע.
  3. תוצרים מרכזיים בשלב – יתארו משהו מוחשי (פיזי/סטטי) וינוסחו בהתאם בכדי לא ליצור בלבול בין פעילות לבין תוצר. לדוגמה, "אפיון המערכת" היא פעילות ואילו "מסמך אפיון מערכת" הוא התוצר. יחד עם זאת, לא חייב להתקיים קשר של 1:1 בין הפעילויות המרכזיות לתוצרים המרכזיים כלומר, לפעילות מרכזית אחת עשויים להיות כמה תוצרים מרכזיים או להיפך, לכמה פעילויות מרכזיות יהיה תוצר מרכזי משותף. לאחר שתוצרי הפרויקט זוהו וסוכמו – וניתן להם שם, יש לפתח לכל תוצר כאמור מסמך תבנית בכדי ליצור אחידות בעבודה ובכך לייעל אותה.
  4. אבני-דרך מרכזיות בשלב – יתארו יעד שהושג וינוסחו בלשון עבר. רשימת אבני הדרך לבדה צריכה לתאר את השתלשלות הפרויקט מתחילתו ועד סופו, כך שתהווה מכשיר מרכזי בתקשורת עם בעלי העניין בפרויקט ובהמשך, גם הבסיס לבָּקַרוֹת שונות בו. הרשימה צריכה להיות ממצה מחד ותמציתית מאידך. על הדרכים לזהות ולקבוע אבני-דרך בפרויקט אפשר לקרוא כאן.
  5. בקרות מרכזיות בשלב – יתארו בקרות שיש לבצע על תוצרי הפרויקט ולאלה שיש לבצע בהתייחס לעמידה ביעדים שהוגדרו באמצעות אבני הדרך המרכזיות בפרויקט. לא יעלה על הדעת שתוצר מרכזי בפרויקט או אבן-דרך מרכזית בו לא יהיו מבוקרים. חשוב שהבקרות בפרויקט יתארו את מהות הבקרה ולא את אופן ביצועה.

לדוגמה, טבלת שלבים ותוצרים של פרויקט כתיבת ספר מקצועי עשויה להיראות כך:

שלב בפרויקטפעילויות מרכזיות בשלבתוצרים מרכזיים בשלבאבני-דרך מרכזיות בשלבבקרות מרכזיות בשלב
תכנון הספרתכנון תכולת הספר
תכנון מבנה הספר
רשימת נושאים הכלולים בספר
רשימת דוגמאות הכלולות בספר
רשימת כלים הכלולים בספר
תכולת הספר אושרה
מבנה הספר אושר
בקרת שלמות הספר ביחס לחומרים אקדמיים מקבילים
כתיבת הספרכתיבת הנושאים בספר
כתיבת הדוגמאות המלוות
ציור איורים ותרשימים נלווים
פיתוח הכלים המלווים
ספר מלא לפני הגהה ועריכה מקצועיתהנושאים בספר אושרו
האיורים והתרשימים אושרו
המונָחים בספר אושרו
הכלים המלווים אושרו
בקרת שלמות הספר ביחס לתכולה
בקרת נכונות התכנים והמונחים
בקרת איכות הכתיבה
עריכת הספרמציאת עורך לשוני ומגיה
ביצוע הגהה לשונית
עריכת תכנים מקצועית
ספר מלא אחרי הגהה ועריכה מקצועיתהספר הערוך אושרבקרת שלמות הספר
בקרת איכות העריכה
עיצוב הספרעיצוב גרפי עיצוב
איורים ותרשימים הכנה לדפוס
ספר מוכן לדפוסעיצוב הספר אושרבקרת איכות העיצוב
הדפסת הספרהעברת קבצים לדפוס
הדפסת ניסיון הדפסה סופית
טיוטה ראשונה לאישור
ספר מודפס
העתק שמש אושר
קבלת הספר אושרה
בקרת שלמות הספר ביחס לתכולה
בקרת איכות ההדפסה
בקרת איכות ההדבקה של עמודי הספר והכריכה

חשוב לזכור!

  • הטבלה אמנם מציגה את הפרויקט באופן כרונולוגי אבל אינה עוסקת בתזמון. אין מניעה שפעילויות מרכזיות משלב מתקדם בפרויקט יתוזמנו (בתוכנית העבודה של הפרויקט) במקביל או לפני פעילות מרכזית משלב קודם בפרויקט.
  • הטבלה אינה עוסקת במשאבים ואינה יורדת לפרטים. היא למעשה "משטחת" את הפרויקט ומביטה בו ממעוף הציפור. הפרטים יגיעו בהמשך.
  • תכנון נכון מחייב כיסוי מיטבי של תכולת הפרויקט ולא ניתן להשיג כיסוי כאמור כאשר רצים לפרטים הקטנים שלו. תהליך תכנון נכון מחייב איפוק ומשמעת בכדי להימנע מריצה לפעילויות הקטנות ולביצוע. ריצה כזו תיצור בהכרח ניהול פרויקט בזיג-זג בכל פעם שניזכר או ניתקל בתכולה כלשהי שלא זיהינו מוקדם יותר – כשהיינו צריכים.

מלכודות במילוי הטבלה

  1. מלכודת השפה – הטבלה צריכה "לדבר" בשפה של עולם התוכן של הפרויקט. אין להחיל שפה מעולם תוכן אחד על עולם תוכן אחד. זה מתכון בטוח לתקשורת לקויה. לדוגמה, בפרויקט חופשה משפחתית, לא "מבצעים חופשה" אלא "יוצאים לחופשה".
  2. מלכודת הרזולוציה – הטבלה צריכה לתאר את הפרויקט בכללותו ברזולוציית מאקרו. זה לא הזמן ולא המקום לרדת לפרטים הקטנים של הפרויקט. אם אתם מתקשים לזהות את הפרטים הגדולים בפרויקט, נסו לקבץ פרטים קטנים בעלי מכנה משותף יחדיו, ולקרוא להם בשם. בהמשך, תקדישו לנושא הגדול תשומת לב ותמשיכו לפרק אותו לפרטים הקטנים. אתם עשויים להיות מופתעים שכעת הוא מורכב לא רק מהפרטים הקטנים שהרכיבו אותו במקור, אלא מפרטים נוספים שכנראה הייתם שוכחים.
  3. מלכודת השלמות – הטלה צריכה להיות שלמה בתיאור הפרויקט. כל נושא שלא יילקח בחשבון כעת, יביא לחריגה מגבולות הפרויקט בהמשך. הקפידו לפתח את הטבלה עם גורמים רלוונטיים מהדיסציפלינות הרלוונטיות – צעד אחד צעד, בכדי לצמצם את הסיכוי לחוסרים בתכנון הראשוני של הפרויקט (בכפוף לרמת הוודאות הקיימת בפרויקט).
  4. מלכודת הבהירות – חשוב שהטבלה תמולא באופן תמציתי אבל לא באופן טלגרפי. אל תחסכו במילה או שתיים שיבטיחו שמה שכתוב בטבלה מובן. מצד שני, אל תיגררו לסיפורים ארוכים. זה לא המקום לכך. ואם לצטט את עדי אשכנזי (וסליחה על ההכללה), בנים: יותר!, בנות: פחות!. 😊

לסיכום, טבלת השלבים והתוצרים של פרויקט היא למעשה WBS כרונולוגי עממי, ששם דגש על תוצרים ועל אבני-דרך בפרויקט. טבלה איכותית כאמור לעיל תבטיח לא רק שכל ההיבטים החשובים בפרויקט נלקחים בחשבון עוד בתחילתו, אלא גם שכולם – ובראשם הלקוח, מבינים את הפרויקט. זהו הבסיס לקבלת החלטות טובות בפרויקט.

דילוג לתוכן